Cu ce se ocupă secretarele într-o școală de șoferi?
O secretară este o prezență permanentă la multe dintre activitățile unei școli de șoferi. De la preluarea apelurilor telefonice și furnizarea tuturor informațiilor esențiale pentru a capta atenția viitorului elev, întâmpinarea clienților interesați de înscrierea la școală, întocmirea dosarelor, evidența elevilor, scrierea foilor de parcurs, la recuperarea restanțelor, evidențierea situațiilor neprielnice pentru școală, o secretară este o persoană indispensabilă.
În școlile de șoferi de modă veche, 90% din munca de secretariat se desfășoară cu hârtia în față și pixul în mână. Secretara are o serie întreagă de documente ce trebuie scrise la prima oră, cum sunt foile de parcurs, de verificat programatorul, eventual de schimbat ore în programul instructorilor, de fotocopiat, arhivat, documentele necesare.
Administratorul unei școli de șoferi ar trebui să știe că sarcini repetitive, activități bazate pe automatisme, lipsa contribuției personale, lipsa provocărilor sunt cauzele cele mai des întâlnite care duc la colaps. Multe dintre secretarele școlilor de șoferi de la noi din țară se plâng că la birou desfășoară doar activități rutiniere, că nu se întâmplă nimic nou și că totul este super previzibil.
Când vorbim de posturi rutiniere, nu ne referim la acele poziții dintr-o firmă care nu necesită studii, ci dimpotrivă despre absolvenți de studii universitare, ale căror frustrări cresc o data cu responsabilitățile jobului. În cazul secretarelor unei școli de șoferi, sarcinile de lucru nu aduc prea multe provocări și ajung foarte repede în ipostaza în care munca le demotivează și se instalează un soi de repulsie asupra celor mai puțin stimulatoare activități, mai ales dacă acestea sunt zilnice, cum ar fi scrierea de mână a foilor de parcurs.
Acolo unde administratorul școlii e șoferi este un individ deschis și flexibil, receptiv la schimbările din domeniul său de activitate și la schimbări în general (de percepție, tehnologice, etc), lucrurile în interiorul școlii pot arăta diferit. Acesta poate lua decizii în privința motivării personalului simplificând și introducând elemente care fac munca de secretară mult mai tentantă și mai ușor de executat în direcția birocrației.
Cu ce te ajută eGES?
Simplificarea muncii secretarei are un efect excelent asupra productivității ei și asupra rezultatelor financiare ale școlii, pe care le influențează direct. O secretară care are timp suficient și energie ca să urmărească situația încasărilor și să-i contacteze pe elevii restanți în timp util, pentru a colecta banii datorați școlii face o muncă extraordinară. La fel, modul în care are timp să administreze agenda instructorilor se repercutează asupra încasărilor.
Cu ajutorul unui CRM, cum este eGES, secretarele pot reduce timpul alocat activităților recurente datorită automatizării. Dacă scrierea de mână a foii de parcurs durează 5-10 minute, completarea ei din soft durează câteva secunde. Modificarea agendei instructorilor durează cât dai 2-3 click-uri, iar căutarea unui document în arhiva electronică doar 1-2 minute. Există alerte care avertizează asupra expirării documentelor firmei (atestate, ITP-uri, asigurări, etc), cu ajutorul cărora poți controla mai bine fluxul activităților. Un atestat expirat înseamnă o mașină / instructor pe dreapta, adică venituri reduse.
Pentru mai multe detalii despre cum te ajută eGES, vezi DEMO